La irrupción de la tecnología es imparable. Afecta a todos los ámbitos de la vida y de las relaciones humanas.
También en las organizaciones está provocando la tecnología cambios radicales. No me voy a dedicar aquí a glosar a qué tipo de cambios me refiero. Son muchos y variados: algunos positivos, otros discutibles, otros tal vez negativos. Solo quiero hacer una referencia a una de las derivadas de la aplicación masiva de la tecnología en las organizaciones: la proliferación de “Equipos Virtuales”.
Es evidente que la tecnología nos permite crear tipos de equipo y relaciones de trabajo fluidas que hace tan solo pocos años serían impensables. El correo electrónico, las aplicaciones de mensajería, la capacidad de trabajar coordinadamente en la nube, la video conferencia, permite que personas que estén en lugares físicos distintos, incluso en continentes y zonas horarias diferentes, puedan trabajar siendo formalmente parte de un equipo a pesar de no compartir ubicación ni idioma.
Eso es fantástico pero … la tecnología no supera, por el momento, las barreras puramente humanas a la comunicación fluida y por ello, el éxito de esos equipos requiere de muchas más cosas que el disponer de la tecnología adecuada.
Cuando alguien tiene una duda en un equipo clásico que trabaja en una misma ubicación, se sienta unos minutos con un compañero o con el responsable del equipo y charlan para aclararla. Tal vez tomen un café. Si ese compañero ha salido o no se encuentra en la oficina pueden llamarse por teléfono. Si el tema a debatir es de mayor calado, se puede convocar una breve reunión con los implicados, analizarlo y solventarlo. En unos minutos cualquier problema puede haber sido solucionado. La cercanía no es garantía de funcionamiento de un equipo pero ayuda.
Sin embargo si esa duda aflora, alguien tiene que realizar alguna tarea o tomar una decisión y surge la inseguridad, cuando el equipo está formado por varias personas en continentes distintos, que forman parte de culturas diferentes y que se comunican en una lengua franca que utilizan de común acuerdo, una pequeña duda a resolver, que no sería más problemática en circunstancias normales, puede transformarse en una bola de nieve que incomode a todos: cadenas de e mails aclaratorios que algunos pueden malinterpretar, documentos compartidos en la nube que no todo el mundo entiende y, en algunos casos, incomodidad por que los mensajes escritos, por muy cuidadosamente que hayan sido redactados, nunca pueden superar el matiz del tono verbal, la expresión no verbal o la calidez de una mirada humana.
Todo ello no invalida el papel de la tecnología en el apoyo a la creación y al trabajo de equipos virtuales pero nos sitúa en la necesidad de reflexionar sobre las características de las personas que pueden formar parte de esos equipos virtuales y multiculturales. No todo el mundo puede formar parte de uno de esos equipos.
No basta con dominar diferentes idiomas y ser diestro en el uso de las herramientas tecnológicas. No se trata de un tema de personas jóvenes vs personas de mayor edad. Se necesitan personas con madurez mental superior a la media, resolutivas y capaces de experimentar una gran empatía en ese contexto especial que es el de un equipo virtual, que puedan reaccionar ante un dilema o un problema poniéndose en la piel de los demás, anticipándose a los problemas que puedan derivarse de la propia virtualidad del equipo, comprendiendo la singularidad de las relaciones establecidas entre los miembros del mismo y sabiendo priorizar cuando utilizar una breve llamada telefónica o una video conferencia por delante de la comunicación escrita que, en ocasiones, como dijo el poeta, “la carga del diablo”.
La comunicación escrita es siempre delicada entre los miembros de un equipo virtual, especialmente cuando se utiliza una lengua franca que puede ser nativa para algunos de los miembros del equipo pero no serlo para otros. La utilización de expresiones claras y no sujetas a interpretación conjugada con una necesaria delicadeza y calidez en la redacción, aunque exista confianza entre los miembros del equipo y a veces no parezca necesaria, siempre es un elemento de gran relevancia.
Vemos, por tanto, que la tecnología no lo es todo y que es importante seleccionar bien a las personas que pueden formar parte de esa tipología de equipos. Y, créanme, tener una buena tecnología con las personas adecuadas hace muchísimo para el éxito de un equipo virtual, pero no lo es todo. También es imprescindible el liderazgo adecuado. Pero, a ese aspecto dedicaremos nuestro próximo post.
